Política de tratamiento de datos personales

Vertika Software

1. Responsable

El Responsable de los tratamientos propios regulados por esta Política es Andrés Felipe Viveros Albán, persona natural, quien opera comercialmente bajo el nombre “Vertika Software”, con domicilio en Cali, Valle del Cauca, Colombia, correo de privacidad [email protected], teléfono +57 323 811 0225 (WhatsApp) y sitio web https://vertikalabs.co.

2. Alcance

Esta Política aplica a los datos personales tratados por Vertika Software mediante su landing page, Plataforma SaaS, aplicaciones, formularios, correos, canales de soporte, procesos de contratación, facturación, pagos y seguridad.

La Plataforma SaaS se ofrece bajo la marca Vertika e incluye los productos Mekano (talleres mecánicos) y Nevo (heladerías).

También establece la distribución de responsabilidades respecto de los datos que los clientes empresariales carguen en sus respectivos tenants.

3. Roles de tratamiento

3.1. Tratamientos propios de Vertika Software

Vertika Software actúa como Responsable respecto de los datos que recolecta y decide tratar para:

• atender prospectos y solicitudes de contacto;
• crear y administrar cuentas y usuarios;
• gestionar tenants, roles y permisos;
• contratar, prestar y soportar el Servicio;
• facturar, cobrar y registrar pagos;
• prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados;
• mantener la seguridad, continuidad y funcionamiento;
• atender solicitudes y reclamos;
• cumplir obligaciones legales;
• ejercer o defender derechos;
• enviar comunicaciones comerciales cuando exista autorización o base aplicable.

3.2. Datos cargados por clientes empresariales

El cliente empresarial normalmente es el Responsable de los datos de sus clientes finales, empleados, proveedores y contactos, porque decide las finalidades y los medios esenciales del tratamiento.

Vertika Software actúa como Encargado cuando trata esos datos por cuenta del cliente empresarial y conforme a instrucciones documentadas. Las partes deberán celebrar o aceptar un contrato de encargo antes de cargar datos de terceros.

Vertika Software no utilizará los datos cargados por un cliente empresarial para vender bases de datos, realizar publicidad propia o cumplir finalidades incompatibles con las instrucciones recibidas. Podrá realizar tratamientos técnicos necesarios para prestar, proteger, mantener, soportar, respaldar y facturar el Servicio.

4. Datos tratados

Dependiendo de la relación, Vertika Software podrá tratar:

4.1. Prospectos

• nombre;
• correo electrónico;
• teléfono;
• empresa, cargo y asunto de contacto, si se solicitan;
• información suministrada voluntariamente en la comunicación.

4.2. Clientes y usuarios

• nombre y apellidos;
• identificación, cuando sea necesaria;
• correo y teléfono;
• NIT y datos de facturación;
• cargo, empresa, tenant y permisos;
• credenciales y datos de autenticación;
• información de soporte;
• datos de pagos y transacciones, según lo que procese el proveedor de pagos;
• logs, IP, fecha, hora, navegador, dispositivo y eventos de seguridad.

4.3. Datos cargados por clientes empresariales

• nombre y datos de contacto de clientes finales;
• pedidos, compras, facturación e historial de servicios;
• placa u otros identificadores operativos, si el Cliente los utiliza;
• fotografías, videos, documentos y logos;
• datos de empleados, proveedores o contactos que el Cliente cargue.

El Cliente empresarial debe evitar cargar datos sensibles, biométricos, de salud o de niños, niñas y adolescentes, salvo que sean estrictamente necesarios, exista autorización y se hayan implementado medidas reforzadas.

5. Finalidades

Los datos podrán tratarse para:

1. atender solicitudes de contacto, demostraciones y soporte;
2. crear, verificar y administrar cuentas;
3. administrar usuarios, roles, permisos y tenants;
4. prestar, mantener, alojar, respaldar y mejorar técnicamente la Plataforma;
5. procesar pagos, cobrar y facturar;
6. enviar comunicaciones operativas;
7. enviar comunicaciones comerciales cuando hayan sido autorizadas;
8. detectar fraude, abuso, malware, intrusiones y accesos no autorizados;
9. investigar, contener y documentar incidentes;
10. cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades;
11. ejercer o defender derechos en actuaciones judiciales o administrativas;
12. tratar datos por cuenta e instrucciones documentadas del cliente empresarial.

Vertika Software no recolectará datos que no sean pertinentes o necesarios para las finalidades informadas.

6. Autorización

Cuando sea exigible, Vertika Software solicitará autorización previa, expresa, informada y verificable por un medio que permita su consulta posterior.

La autorización informará:

• la identidad y datos de contacto del Responsable;
• los datos que serán tratados;
• las finalidades;
• los derechos del titular;
• el carácter facultativo de respuestas sobre datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes;
• los terceros, Encargados o subencargados relevantes;
• las transferencias o transmisiones internacionales que correspondan;
• el canal para consultas, reclamos, revocatorias y supresiones.

La autorización para comunicaciones comerciales será independiente y opcional. Su negativa no impedirá responder una solicitud de información o prestar el Servicio contratado, salvo que el dato sea indispensable para esa finalidad.

7. Derechos de los titulares

Los titulares podrán:

1. conocer, actualizar y rectificar sus datos;
2. solicitar prueba de la autorización;
3. conocer el uso dado a sus datos;
4. presentar quejas ante la autoridad competente;
5. revocar la autorización o solicitar supresión cuando proceda;
6. acceder gratuitamente a sus datos tratados.

8. Canal de atención

Las consultas, reclamos y solicitudes deberán dirigirse a:

• correo: [email protected].
• teléfono: +57 323 811 0225 (WhatsApp).

Vertika Software podrá solicitar información razonable para verificar la identidad del solicitante y proteger los datos frente a accesos no autorizados.

9. Procedimiento de consultas y reclamos

9.1. Consultas

Las consultas serán atendidas dentro del término legal aplicable. Si no es posible responder dentro del término inicial, se informarán las razones y la fecha de respuesta.

9.2. Reclamos

El reclamo deberá contener identificación del titular, descripción de los hechos, dirección o canal de respuesta y documentos relevantes.

Si está incompleto, se solicitará subsanar. Una vez recibido completo, se registrará como “reclamo en trámite” y se resolverá dentro del término legal aplicable.

Si Vertika Software no es competente porque el cliente empresarial es el Responsable de la base, trasladará la solicitud al cliente cuando corresponda y comunicará dicha circunstancia al solicitante.

El titular podrá acudir a la autoridad de protección de datos una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo, sin perjuicio de los mecanismos constitucionales o legales que procedan.

10. Encargados y proveedores tecnológicos

Vertika Software podrá utilizar proveedores para hosting, almacenamiento, correo, pagos, facturación, soporte, seguridad y analítica.

Los proveedores contratados actualmente son:

Servicio	Proveedor	País o ubicación	Datos tratados	Finalidad
Hosting de la aplicación	Hostinger International Ltd.	Unión Europea	Todos los almacenados por la aplicación	Alojamiento
CDN, DNS y hosting del sitio público	Cloudflare, Inc.	Estados Unidos	Metadatos de conexión e IP	Entrega y seguridad del sitio
Almacenamiento de archivos	Cloudflare, Inc. (R2)	Estados Unidos	Archivos y adjuntos cargados por el cliente	Almacenamiento
Correo transaccional	Resend Labs, Inc.	Estados Unidos	Correo del destinatario y contenido del mensaje	Envío de notificaciones del sistema
Correo corporativo	Zoho Corporation	Estados Unidos / India	Correspondencia con clientes y prospectos	Comunicación

11. Transferencias y transmisiones internacionales

Antes de utilizar proveedores ubicados fuera de Colombia, Vertika Software documentará:

• proveedor y receptor;
• país de alojamiento o tratamiento;
• categorías de datos;
• finalidad;
• duración;
• subencargados;
• medidas de seguridad;
• mecanismo jurídico aplicable.

Las transferencias o transmisiones se realizarán únicamente cuando exista autorización, excepción, mecanismo contractual o declaración de conformidad que corresponda según la normativa colombiana.

No se afirmará que un país, proveedor o herramienta cumple requisitos de protección sin haber verificado su ubicación real, contrato y subencargados.

12. Seguridad

Vertika Software adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo, incluyendo, cuando estén disponibles y sean apropiadas:

• separación lógica entre tenants;
• control de acceso por roles;
• mínimo privilegio;
• cifrado en tránsito y, cuando corresponda, en reposo;
• gestión de credenciales y secretos;
• registros de acceso y cambios;
• copias de seguridad;
• pruebas de restauración;
• actualización de dependencias;
• gestión de vulnerabilidades;
• control de cambios;
• capacitación y deberes de confidencialidad;
• respuesta y recuperación frente a incidentes.

Las medidas concretas se ajustarán a la naturaleza, volumen y riesgo de los datos. No se entenderá ofrecida una certificación, auditoría o garantía que no se encuentre expresamente confirmada.

13. Incidentes de seguridad

Vertika Software contará con un procedimiento interno para identificar, contener, investigar, documentar y remediar incidentes.

Cuando un incidente afecte datos cargados por un cliente empresarial, Vertika notificará al cliente dentro de 48 horas desde la confirmación razonable del incidente, con la información disponible sobre:

• fecha y hora;
• naturaleza del incidente;
• sistemas afectados;
• categorías de datos;
• número estimado de titulares;
• riesgos;
• medidas adoptadas;
• medidas recomendadas;
• contacto de seguimiento.

El cliente empresarial decidirá, según sus responsabilidades, las comunicaciones a titulares y autoridades. Vertika Software cumplirá sus propios deberes legales como Responsable o Encargado cuando correspondan.

14. Conservación y eliminación

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para las finalidades informadas, la ejecución contractual, el cumplimiento legal, la seguridad, la atención de solicitudes y la defensa de derechos.

Los datos de cuentas, facturación y transacciones podrán conservarse durante los términos exigidos por normas contables, tributarias o de defensa jurídica.

Los datos cargados por clientes empresariales se devolverán, exportarán o eliminarán conforme al contrato SaaS y contrato de encargo aplicables.

Cuando sea posible, los datos que ya no sean necesarios serán eliminados, anonimizados o bloqueados, sin perjuicio de copias de seguridad sujetas a ciclos de eliminación.

15. Cookies y analítica

La landing y la Plataforma no instalan cookies analíticas ni de marketing, ni herramientas de analítica de terceros.

El sitio público se entrega mediante Cloudflare, que puede establecer cookies estrictamente necesarias para la seguridad y el funcionamiento de la red de distribución.

Mientras no se utilicen cookies no esenciales ni analítica de terceros, no se publica una Política de Cookies independiente. Si eso cambia, esta sección se actualizará y se publicará el documento correspondiente.

16. Comunicaciones comerciales

Vertika Software podrá enviar comunicaciones operativas necesarias para la cuenta o el Servicio.

Las comunicaciones comerciales se enviarán cuando exista autorización o base jurídica válida. El titular podrá retirar su autorización o solicitar dejar de recibirlas mediante el correo [email protected].

17. Registro Nacional de Bases de Datos

El Responsable es actualmente una persona natural que ejerce actividad comercial. Conforme a los umbrales establecidos por la normativa vigente, no se encuentra obligado a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos. Esta situación será reevaluada si el Responsable adopta una forma societaria o si cambian los criterios aplicables.

18. Vigencia y modificaciones

Esta Política rige desde la fecha de vigencia indicada al inicio de este documento.

Las modificaciones sustanciales se comunicarán mediante publicación en el sitio web. Si una modificación cambia finalidades, categorías, destinatarios o transferencias de forma relevante, se solicitará nueva autorización cuando corresponda.

El Aviso de privacidad resume esta Política en el momento de la recolección.