Cómo calcular el costo real de un helado (y por qué casi nadie lo sabe)
Cómo calcular el costo real de un helado cuando el producto se arma en el momento: conversión de tina a bola, recetas con varios insumos y por qué tu inventario está mintiendo.
Cuánto te cuesta de verdad un cono doble
Preguntale a cualquier heladero cuánto le cuesta un cono doble y te va a dar un número. Preguntale de dónde salió ese número y ahí empieza el problema.
Casi siempre sale de una cuenta que alguien hizo hace un año, cuando la tina de vainilla costaba otra cosa. O de mirar lo que cobra el de la esquina. Ninguna de las dos te dice si estás ganando plata con ese cono.
Por qué la cuenta es difícil de verdad
No es que el heladero no sepa sumar. Es que el producto que vende no existe como tal en ninguna factura de proveedor.
Vos comprás una tina de 10 litros. Vendés bolas. Entre la tina y la bola hay una conversión que casi nadie tiene escrita: cuántos gramos lleva una bola, cuántas bolas salen de esa tina, cuánto se derrite en el camino.
Y encima el cono doble no es un producto. Es un armado:
- 2 bolas, de los sabores que el cliente elija
- 1 cono, que también se compra por paquete
- topping opcional, que a veces cobrás y a veces no
- servilleta, cuchara, la bolsa si se lo lleva
Cada uno de esos insumos tiene su propio precio y su propio proveedor, y todos se mueven. Cuando sube la leche, sube la vainilla, sube el cono doble, sube el banana split y sube el combo del domingo. Nadie rehace esas cuentas a mano cada vez.
El inventario que miente
El otro lado del mismo problema es el stock.
Si tu sistema descuenta "1 cono doble" cuando vendés un cono doble, tenés un inventario de fantasía. Nadie va a contar conos dobles al final del mes, porque el cono doble no está en ninguna estantería. Lo que sí hay en la estantería es una tina de vainilla a medias, medio paquete de conos y un frasco de arequipe.
Un inventario sirve solamente si te dice cuánto queda de lo que comprás. Si te dice cuánto queda de lo que vendés, no sirve para hacer un pedido al proveedor, que es para lo único que uno mira el inventario.
Cómo lo resuelve Nevo
Tres piezas, y ninguna es complicada de configurar.
1. Presentaciones
Definís una vez que una bola de vainilla son 110 gramos. Comprás por tina, vendés por bola, y el sistema hace la conversión. Ahí ya tenés el costo de una bola sin sacar calculadora.
2. Recetas
El cono doble se arma con sus componentes: dos bolas a elegir, un cono, los toppings que el cliente sume. Nevo suma el costo de cada insumo con el precio de compra de hoy y te da el costo de ese cono. Cuando sube la leche, sube solo en todo lo que la usa.
3. El descuento al cobrar
Cuando el cajero cobra ese cono, del inventario de esa sede salen 220 gramos de helado, un cono y lo que haya llevado encima. No sale "un cono doble". Al final del mes, lo que dice el sistema y lo que hay en la nevera se parecen.
Lo que casi nadie registra, y es donde se va la plata
Con el costo bien calculado ya sabés tu margen sobre lo que vendiste. Falta lo que no vendiste.
El helado que se derritió porque se fue la luz. La degustación que le diste al cliente que no se decidía. El cono que se cayó. El que le regalaste al primo. Nada de eso pasa por la caja, y todo eso sale del mismo inventario.
En Nevo eso se registra con su causa: derretido, vencido, degustación, cortesía.
Y si regalaste un producto a
rmado, baja la receta completa, no un ítem suelto. A fin de mes tenés un número en plata al lado de cada causa. No es un dato bonito: es la diferencia entre "creo que se pierde poquito" y saber que el 4% de lo que producís se derrite los fines de semana porque la nevera del mostrador no da abasto.
Si no producís, esto igual te sirve
Hay heladerías que no hacen su propio helado, revenden marca. En ese caso las recetas casi no las vas a usar.
Lo que sí te sirve igual es la conversión: comprás por tina o por caja y vendés por bola, por cono o por litro, y el inventario se descuenta bien sin que nadie ande calculando. Y la merma también, porque el helado de marca se derrite igual que el propio.
Por dónde empezar
Si querés hacer este ejercicio hoy, sin sistema y sin nada, agarrá tus tres productos que más se venden y hacé la cuenta a mano una vez:
- cuánto pesa una porción
- cuánto te costó ese peso según la última factura
- qué más lleva encima (cono, vaso, cuchara, topping)
- a cuánto lo vendés
Va a haber por lo menos una sorpresa. Casi siempre es el combo, que se armó para vender más y termina dejando menos que el producto suelto.
Esa cuenta hecha a mano una vez es útil. El punto de un sistema es que se rehaga sola cada vez que cambia un precio, y que el inventario se mueva sin que nadie lo toque.
Nevo es el software de heladería que hacemos en Vertika: punto de venta táctil, recetas con costo real e inventario por sede. Si querés verlo con tus propios productos, escribinos.